Docmost: Intelligens Dokumentumkezelés, Papírmentesen
A modern irodában két dolog biztos: a kávé fogy, és a dokumentumok szaporodnak. Számlák e-mailben, szerződések a Google Drive-on, teljesítési igazolások egy mappában a szerveren... és persze a papírok az asztalon. Keresni bennük? Rémálom. A megoldás egy DMS (Document Management System), azaz egy Dokumentumkezelő Rendszer. És ha profi, nyílt forráskódú megoldást keresel, a Docmost a te eszközöd.
Miért Válaszd a Docmostot?
A Docmost nem csak egy digitális irattár. Ez egy "okos" rendszer, ami helyetted dolgozik.
1. Intelligens Rendszerezés
Ahelyett, hogy mappák mélyére ásnád el a fájlokat, a Docmost metaadatokat használ.
Címkézés (Tagging): Jelöld meg a fájlokat: "Számla", "2024", "Jóváhagyva". Így később bármire rákereshetsz.
Szövegfelismerés (OCR): Lefotóztál vagy beszkenneltél egy szerződést? A rendszer felismeri a benne lévő szöveget, így a tartalomra is kereshetsz, nem csak a fájlnévre.
2. A Munkafolyamatok Motorja (Workflow)
Ez a kedvenc részünk. Automatizálhatod az unalmas feladatokat.
Példa: Beérkezik egy számla -> A rendszer felismeri -> Értesíti a pénzügyest -> Ha ő jóváhagyja, átkerül a "Fizetendő" státuszba. Nincs több elfelejtett e-mail vagy elkeveredett papír.
3. Biztonság és Kontroll (Self-Hosted)
A céges dokumentumok (szerződések, HR adatok) a legféltettebb kincseid. A Docmost más self-hosted eszközeinkhez hasonlóana saját szervereden fut.
Verziókövetés: Látod, ki és mikor módosított a fájlon. Bármikor visszaállíthatod a tegnapi verziót.
Jogosultságok: A HR mappát csak a HR látja, a pénzügyit csak a pénzügy. Te döntöd el.
Kinek Ajánljuk?
Könyvelőknek és Pénzügyi osztályoknak: A számlák automatikus feldolgozására.
Ügyvédi irodáknak: Az iratok biztonságos, kereshető tárolására.
HR csapatoknak: A munkavállalói papírok rendszerezésére.
Bárkinek, aki utál keresni: És szeretne végre rendet az adminisztrációban.
Segítünk a Papírmentes Iroda Kialakításában!
A Digitalgrant-nél nem csak telepítjük a szoftvert, hanem segítünk a folyamataid digitalizálásában is. A Saját Felhő (Private Cloud) szolgáltatásunk keretében a Docmost biztonságos otthonra talál nálad.
Miben segítünk?
Rendszerépítés: Telepítjük a Docmostot és beállítjuk a biztonsági mentéseket.
Digitalizálás: Segítünk kialakítani a mappa- és címkestruktúrát.
Automatizáció: Összekötjük a többi rendszereddel (pl. a Chatwoot-ból érkező panaszlevelek automatikusan bekerülhetnek ide).
Vess véget a papírmunkának és az adminisztrációs káosznak! Kérj egy konzultációt, és megmutatjuk, milyen a rendezett iroda élménye.