IngatlanOS: így épült egy ingatlaniroda teljes ügyviteli rendszere

Az IngatlanOS az ingatlanirodáknak fejlesztett rendszerem, amiben a megbízások, az ügyfelek, a keresők, a megtekintések, a feladatok és a jutalékok egy helyen vannak, és ami össze van kötve az iroda weboldalával, az ingatlanportálokkal, a telefonnal és az AI-asszisztenssel is. Ebben az esettanulmányban azt mutatom be, milyen problémákból indultam ki, és mit tud ma a rendszer.

Honnan indultunk

Egy ingatlanirodában a munka nagy része adminisztráció, és ez jellemzően több helyen szétszórva zajlik. A hideghívás egy füzetbe vagy egy Excel-táblába kerül, a megbízási szerződés Wordben készül, a hirdetést pedig kézzel kell feltölteni a saját weboldalra és egyesével minden portálra. Ha változik az ár, mindenhol át kell írni, és ha egy kolléga ügyfele keres valamit, arról a többiek jellemzően nem tudnak.

A cél az volt, hogy a csapat egy rendszerben dolgozzon, minden adatot csak egyszer kelljen rögzíteni, a vezető pedig mindent átlásson. Az első változat még WordPress alapokon készült, de ahogy nőtt a rendszer, kinőtte ezt a keretet, ezért ma már egy egyedi, Laravelre épülő alkalmazás.

Egy rendszer az egész irodának

Az IngatlanOS-ben minden megvan, amivel egy iroda nap mint nap dolgozik: megbízások adatlappal, képekkel és előzményekkel, ügyfelek és keresők egy kartotékban, párosítás, hideghívások, naptár és feladatok, megtekintések, a weboldalról érkező üzenetek, statisztika és jutalék, partnerek (ügyvéd, hitelközvetítő, fotós), dokumentumok, valamint a weboldal és a portálok kezelése.

A megbízás adatlapja fülekre van bontva (alapadatok, részletek, leírás, képek, történet), így nem kell egy végtelen űrlapot görgetni. A feltöltött fotókat a rendszer magától méretezi és optimalizálja, a „Közzétéve” kapcsolóval pedig a megbízás egyszerre jelenik meg a weboldalon és a beállított ingatlanportálokon.

Keresők és megbízások, amik egymásra találnak

Az ügyfél adatlapján rögzíthető, mit keres: eladó vagy kiadó, jelleg, ár, méret, szobaszám, kerület, emelet, lift, erkély, parkolás. Egy ügyfélnek több keresési igénye is lehet, mindegyiknek saját állapota és felelőse van. Ha egy új ügyfél telefonszáma vagy e-mail-címe már szerepel a rendszerben, a rendszer szól, így nem keletkezik duplikált ügyfél.

Amikor egy megbízás aktív lesz, a rendszer megmutatja, mely keresőkhöz illik, és azt is jelzi, ha valami nem stimmel, például ha a bérleti díj egy kicsit a keret felett van. Az ajánló e-mailt egy kattintással lehet elküldeni a kiválasztott keresőknek, előnézettel, és ha az ügyfél válaszol, a válasz egyenesen az értékesítőhöz érkezik. Ajánlat csak hozzájáruló ügyfélnek megy ki, ugyanaz csak egyszer, a pontos cím és a megbízó adatai nélkül, és automatikusan soha.

Ajánlani akkor is lehet, ha az ingatlan egy kollégánál van. A kollégák aktív megbízásait és keresőit mindenki összefoglalóként látja, rövidített névvel és azzal, hogy kihez kell fordulni, így egy érdeklődő nem vész el csak azért, mert nem a saját portfólióba illik.

Egyetlen érdeklődő sem vész el

A hideghívásoknál minden hívás, forrás és következő lépés rögzítve van, a statisztika pedig tetszőleges időszakra megmutatja, hány hívásból lett találkozó és megbízás. A weboldal kapcsolati űrlapjai egyenesen a rendszer postafiókjába érkeznek: ha az ingatlannak van felelőse, ő kapja meg értesítéssel együtt, ha nincs, az irodavezető osztja ki.

A naptárban egy pillantással látszik a hét, és a feladatok, hideghívások, megtekintések áthúzással átszervezhetők másik napra. A lejárt tételeket a naptár külön jelöli, telefonon pedig heti listaként jelenik meg minden.

Aláírás a megtekintésen, a telefonon

A megtekintési nyilatkozatot a vevő a helyszínen, az értékesítő telefonján írja alá. A szöveg már ki van töltve az ingatlan, a vevő és az időpont adataival, a vevő kipipálja a hozzájárulást, és ujjal aláír. Az aláírás pillanatában elkészül a PDF, ami a megtekintéshez és a dokumentumok közé kerül, saját sorszámmal, utólag nem módosíthatóan. Visszavonni csak az irodavezető tudja, indoklással, és a dokumentum akkor is megmarad. A nyilatkozat szövegét az iroda maga fogalmazza meg.

Így nincs papír, nincs utólagos gépelés, és később sincs vita arról, ki mutatta meg az ingatlant.

Vezetői kép és jogosultságok

A statisztikák 12 hónapra visszamenőleg mutatják a megbízásokat, a megtekintéseket és a hívásokat, azt, hogy honnan jönnek az ügyfelek, a konverziós tölcsért, valamint a realizált és a függő jutalékot. Mindezt csak az látja, akire tartozik.

A szerepkörök pontosan meghatározzák, ki mit lát és mit módosíthat. Az irodavezető mindent lát és kezel, és ő osztja ki a beérkező érdeklődőket. Az értékesítő a saját megbízásait és ügyfeleit teljes adattal kezeli, a kollégákéit összefoglalóként látja, telefonszám és jutalék nélkül. Az asszisztens rögzít, szervez és kezeli a partnereket, de jutalékadatot sehol nem lát. Ha egy munkatárs kilép, egy kattintással inaktiválható, az adatai és a teljes előzmény pedig megmaradnak.

Weboldal, portálok, hírlevél

Amit az irodában rögzítenek, az magától megjelenik a weboldalon: az ingatlanok, az értékesítők, a vélemények és a GYIK is a rendszerből jön, a főoldal szövegei és a jogi oldalak pedig programozó nélkül szerkeszthetők. A rendszer kész sablonnal és egyedi weboldallal is működik.

A közzétett megbízások maguktól bekerülnek a portáloknak készített hirdetés-feedbe, és ha egy megbízás változik, a feed is frissül, így egy új portál bekötése nem jelent új munkát az irodának. A weboldalon feliratkozók a rendszerbe érkeznek, és innen szinkronizálódnak a hírlevél-szolgáltatóhoz. Minden kiküldött levél visszanézhető az e-mail-naplóban, és ha valamelyik nem ért célba, újraküldhető.

Az iroda a zsebben

Az IngatlanOS telefonra is telepíthető, saját ikonnal, teljes képernyőn, alkalmazás-áruház nélkül. Az értesítések a telefonon is megjelennek, és koppintásra rögtön a megfelelő feladat vagy megbízás nyílik meg, az ikonon pedig látszik, hány olvasatlan értesítés vár. A listák telefonon áttekinthető kártyákként jelennek meg, és az ügyfél vagy a partner telefonszámára koppintva azonnal hívható.

Reggel e-mailben is megérkezik a napi összefoglaló a teendőkről, a megtekintésekről és az új párosításokról.

AI-asszisztens, a saját jogosultságoddal

Ha az iroda AI-asszisztenst használ, például Claude-ot vagy ChatGPT-t, az a keresőkkel és a párosítással is dolgozik. Egy mondatból rögzít vagy módosít keresési igényt, és megmondja, kinek illik egy megbízás, vagy melyik megbízás illik egy keresőhöz. Közben csak azt látja és teheti, amit az értékesítő a felületen is. Ajánló e-mailt nem küldhet, mert az mindig emberi döntés.

Ez a gyakorlatban úgy működik, hogy az IngatlanOS saját MCP-szervert kapott, ezen keresztül éri el az AI a rendszert. Hogy ez mit jelent, arról az MCP-ről szóló cikkben írok részletesebben.

Biztonság és üzemeltetés

Minden iroda külön telepítést kap, saját adatbázissal és saját címen, így az adatai sosem keverednek más irodáéval. A tevékenységnapló és az e-mail-napló megmutatja, mi történt és mikor. A rendszert folyamatosan karbantartom: rendszeres biztonsági frissítéseket kap, figyelem a hibákat, és ha egy összetevőben ismert hiba van, a frissítés addig megáll, amíg nem javítom. A felület magyar nyelvű, az iroda saját logójával és színeivel, és a keresőknél, valamint az ajánlásoknál GDPR-hozzájárulást kér.

Hogyan indul egy iroda

Az átállást végig én viszem, négy lépésben:

1. Telepítés az iroda saját címére, saját logóval, színekkel és cégadatokkal.
2. Adatátköltöztetés: a megbízások a képekkel együtt, az ügyfelek, az értékesítők és a vélemények átkerülnek, az eredeti dátumokkal.
3. Betanítás: rövid közös átbeszélés és betanító anyag a csapatnak.
4. Élesítés és folyamatos fejlődés: rendszeres újdonságok, amelyekről a változásnaplóban mindig látszik, mi új.

Így a csapat az első naptól a megszokott tartalommal dolgozik.

Neked is van egy folyamatod, ami több helyen szétszórva él?

Az IngatlanOS jó példa arra, mennyi munkát lehet megspórolni, ha a rendszer a cég működéséhez igazodik. Ha az ingatlanos rendszer érdekel, az ingatlanos.app oldalon találod, ha pedig a saját cégedhez kellene valami hasonló, írj nekem.

Hasonló rendszerre lenne szükséged? Így dolgozom: egyedi fejlesztés, illetve automatizálás és AI-integráció.

Kapcsolódó: 837 000 variáció: WooCommerce termékkonfigurátor a saját webshopunkhoz · WordPress vs egyedi fejlesztés